Koniec z trzymaniem dokumentów przez … pół wieku?

Opublikowano 26 października 2017

Szykuje się duże udogodnienie dla pracodawców. We wtorek Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, który skróci czas archiwizowania dokumentów pracowniczych do celów emerytalno-rentowych do 10 lat i pozwoli na przetrzymywanie ich tylko w formie elektronicznej.

Obecnie przedsiębiorcy są zmuszeni do przetrzymywania dokumentacji pracowniczej do 50 lat wstecz, a co istotniejsze – jedyną dopuszczalną formą jest dokumentacja papierowa. Nowe przepisy mają pięciokrotnie skrócić obowiązkowy czas przechowywania dokumentacji, dopuści się również możliwość prowadzenia elektronicznego archiwum.

To, że obecnie pracodawcy muszą przechowywać akta pracownicze aż przez 50 lat i tylko w formie papierowej, nie ma żadnego uzasadnienia. Po pierwsze, bo generuje koszty. Po drugie obecne przepisy wcale nie gwarantują ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie emerytury lub renty, będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty.

– powiedział Mariusz Haładyj, wiceminister rozwoju.

Przedsiębiorcy  się cieszą

Przedsiębiorcy już od dawna postulowali o skrócenie obowiązkowego czasu archiwizacji tych dokumentów. Wskazywali na ogromne koszty, które niesie za sobą prowadzenie dokumentacji pracowniczej na pięćdziesiąt lat wstecz. Oczywistym jest również fakt, że dokumenty papierowe sprzed pół wieku często nie są już w ogóle możliwe do rozczytania, więc nierzadko okazywało się, że przedsiębiorcy archiwizują czyste pożółkłe kartki papieru.

Możliwość prowadzenia elektronicznej bazy danych pracowniczych zmniejszy koszty związane z gromadzeniem danych.

W Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych okresów obowiązkowej archiwizacji dokumentów. W Finlandii okres ten jest pięciokrotnie krótszy, w Danii – dziesięciokrotnie. Holenderskie prawo nie wymaga prowadzenie archiwum w celach emerytalno-rentowych.

Przedstawiciele ZUS zapewniają, że ta zmiana nie wpłynie negatywnie na system ZUSu.

Weryfikowaliśmy możliwości i ryzyka i na tę chwilę nie widzimy niebezpieczeństwa, że nasze systemy w porę nie dostosują się do wymogów ustawodawcy

– powiedział Krzysztof Dyki, wiceprezes ZUS-u odpowiedzialny za pion IT.

 

Podziel się

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *